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그러한 기록이없는 것보다 문서화 된 회의록이 더 효과적이고 효율적입니다. 의사 결정이 기록되며 조치 항목과 책임자가 추적됩니다. 회의에 참석하지 않은 사람들이 새로운 만남에 시간을 낭비하지 않고 발생한 일을 쉽게 찾을 수 있도록 토론의 필수 요소가 설명됩니다. 회의록을 작성함으로써 훌륭한 회의를 위해 명성에 좋은 것을 추가 할 수 있습니다.
의사 결정
회의에서 각 사람은 일어난 일과 결정된 일에 대한 관점을 갖게됩니다. 이러한 의사 결정을 기록하고 의사록의 일부로 게시 할 때 미래에 의견 차이가있을 경우 공식적인 판결이 나옵니다.
분을 만드는 것은 결정된 것에 더 큰 명료성을 강요 할 수 있습니다. 비공개 토론이 명확하지 않을 때 메모가 정확하도록하기 위해 비서는 "7 월이나 8 월에 제품 출시가 이루어질 것이라는 데 모두 동의하니?"와 같은 질문을 할 수 있습니다. 이것은 모든 참가자가 동일한 이해를 가진 회의를 떠난다.
액션 항목
회의에서 합의 된 행동 항목의 기록은 정기적으로 만나는 그룹에게 특히 유용합니다. 이전 회의의 항목을 검토하면 수행해야 할 작업을 쉽게 알 수 있습니다. 이것은 팀원들에게 회의 전에 그들의 임무를 수행 할 인센티브를 제공합니다.
법적 요구 사항
이사회 회의와 같이 어떤 경우에는 회의록 규정이 요구 될 수 있습니다. 그들은 세금 및 감사와 같은 목적을위한 법률 서류로 간주 될 수 있습니다. 이 회사들은 대개 모든 회의에서 회의록을 담당하는 총무가 있습니다.
비서 정의
정확한 회의록이 중요하므로 각 회의에는 반드시 비서가 있어야합니다. 전체 메모를 작성하고 회의에 적극적으로 참여하는 것은 어려울 수 있으므로 회의 진행자가 사실을 기록하기 위해 다른 사람을 선택하는 것이 가장 좋습니다. 이 직원은 명확하고 간결한 방식으로 회의의 결정, 조치 항목 및 토론을 기록해야합니다. 매우 큰 텍스트는 읽을 수 없습니다.
스타일
회의록 작성을위한 다양한 스타일이 있습니다. 협의회의 경우, 이러한 역할이 합법적이고 공식적인 문서 인 경우, 법에 따라 본문에보고 될 정보의 유형이 결정될 수 있습니다. 몇 분의 형식은 특정 사안에 대한 최종 결정을 내린 토론을 기록하지 않습니다.
그러나 비즈니스 미팅이나 프로젝트 팀에서는 토론의 요점을 기록하는 것이 더 효과적입니다. 이 점수를 기록하면 출석 할 수 없거나 이전 회의에서 낭비되는 시간을 낭비하지 않도록 앞서 논의한 것을 기억하고자하는 사람들에게 유용합니다.
