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리셉셔니스트는 일반적으로 사무실에 들어올 때 가장 먼저 보게되는 사람들이며, 이는 그들이 일하는 회사와 사무실의 다른 전문가를 중요한 대표자로 만듭니다. 비즈니스 에티켓을 지키는 것은 접수 원의 업무에서 중요한 부분이지만, 좋은 매너를 구성하는 많은 변화와 의견은 접수 원이나 상사가 적절한 행동을 결정하기 어렵게 만듭니다.
의미
발신자와 방문객에게 첫인상을주는 사람으로서 접수 원의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 매너가 좋지 않은 접수 원은 회의 전에 부정적인 어조를 내며 잠재 고객에 대한 자신감을 불러 일으키지 않습니다. 반면에 비즈니스 환경의 에티켓을 지키는 접수 원은 강한 전문성과 효율성을 제공합니다. 이는 외부인에 대한 회사의 이미지를 향상시킬뿐만 아니라 다른 직원들이 자신의 사무실이 전문적인 업무 공간이라고 느끼도록 도와줍니다.
종류
접수 원은 다양한 방식으로 고용주를 대표합니다. 전화에 응답하고 방문객을 맞이하는 것은 접수 원에게 가장 일반적인 두 가지 작업이며 둘 다 적절한 에티켓이 필요합니다. 회사 정책에 따라 접수 담당자가 전화를받을 때와 다양한 유형의 고객에게 연락 할 때 전화에 미리 정해진 스크립트를 사용하도록 요구할 수 있습니다. 다른 경우에는 접수 원이 각 고객 상호 작용을 다르게 처리하는 데 자신의 재량을 사용할 수 있지만 적절한 수준의 형식과 전문성을 가지고 있습니다. 사무실에서 일하는 개인은 접수 담당자가 언제 어떻게 연락 할 수 있는지와 같은 추가 규칙을 접수 담당자에게 전달하기도합니다.
훈련
일부 사무실에서는 접수 원이 고등학교 또는 대학 졸업장을 소지해야하지만 접수 원의 에티켓 교육의 대부분은 직장에서 이루어집니다. 접수 원은 데이터 입력 작업 또는 사무 보조원으로 상호 작용이 필요하지 않은 사무실에서 작업을 시작할 수 있습니다. 회사 정책과 안내 원의 행동 방식에 대한 관심은 신규 직원에게 최초 안내 원 위치에 대한 자격을 부여하여 다른 안내 원 일자리를 찾는 데 유용한 경험을 생성 할 수 있습니다.
고려 사항
모든 산업 및 사무실에는 접수 원의 에티켓에 대한 자체 규칙이 있습니다. 일부 사무실에서는 정장과 연설 모드가 필요합니다. 다른 사람들은 고객이 편안하고 환영받을 수 있도록 좀 더 캐주얼 한 형태의 에티켓을 부과합니다. 새로운 안내 원과 그녀의 상사 간의 의사 소통은 모든 사람에게 예상되는 것을 알리는 데 필수적입니다. 접수 원으로서 특정 상황에 대한 에티켓이 확실하지 않은 경우 정중하게 사과하고 선임 상사 나 접수 담당자에게 어떻게 대응해야하는지 물어보십시오.
팁
각 사무실이 다르더라도 접수 원은 여전히 동일한 팁 중 일부를 활용할 수 있습니다. 멀티 태스킹을하는 사람이되는 것은 좋은 성과를 위해 필수적이지만, 누군가가 사무실에 들어올 때 그들에게 당신의 온전한주의를 기울이는 것이 중요합니다. 즉, 통화를 보류하거나 신속하게 완료하고 서류를 따로 보관하고 직접 눈을 마주 치는 것을 의미합니다. 리셉셔니스트의 작업 공간은 더 전문적으로 보이고 정보를 찾고 다른 사람에게 양식을 작성할 펜을 제공하는 것과 같은 간단한 작업을 더 쉽게 완료 할 수 있도록 깔끔해야합니다. 마지막으로, 누군가를 사무실로 데려 갈 때, 안내 원은 항상 손님에게 그의 존재가 허용됨을 확인하고 어디로 가야할지 알지 못하는 당혹 스러움에서 그를 구하기 위해 항상 앞장서야합니다.
