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• 쉬운 접근
• 이해하기 쉬운
• 시대에 뒤쳐진
• 어려운 보호
• 공간 및 효율성 부족

기존의 종이 보관은 컴퓨터의 데이터베이스에 파일을 저장하는 방식으로 대체되거나 지원되었습니다. 기존 아카이브에는 장점과 단점이 있습니다. 종이 파일은 손끝에 있고 쉽게 액세스 할 수 있지만 많은 공간과 종이 낭비를 차지합니다. 기존 파일링 시스템이 귀하에게 적합한 지 결정하는 것은 귀하의 비즈니스에 달려 있습니다. 의료 기록이있는 로펌 및 회사는 빠르게 변경되고 증가하는 파일을 보유 할 수 있으므로 기존의 종이 파일링은 일상적인 발전을 유지하는 유일한 효과적인 방법입니다.

쉬운 접근

기존 파일 구성은 액세스하기 쉽습니다. 파일은 물리적으로 중앙 위치에 있습니다. 아무것도 찾을 수없는 경우 원하는 내용을 정확히 찾을 때까지 시간을내어 각 파일을 살펴볼 수 있습니다. 파일을보고, 만지고, 읽는 기능은 항상 비즈니스 측면을 혁신하는 방법에 대해 생각하는 데 도움이 될 수 있습니다.

이해하기 쉬운

전통적인 파일링 시스템은 일반적으로 이해하기 쉽습니다. 아카이브는 알파벳순, 주제별 또는 능력 별, 숫자 순, 날짜 별, 장소 별 또는 중요도 순 등 여러 가지 방법으로 구성 할 수 있습니다. 처음에는 사용할 파일링 시스템을 이해하지 못하더라도 아카이브를 검색하고 요소를 정의하는 데주의를 기울이면 알 수 있습니다.

시대에 뒤쳐진

반면에 기존의 파일 보관은 많은 조직에서 컴퓨터로 대체되었습니다. 더 많은 회사가 파일을 스캔하여 사무실 컴퓨터로 다운로드하고 있습니다. 이 방법을 사용하면 작업자가 파일을 찾고 검색 데이터베이스 소프트웨어로 즉시 업로드 할 수 있으므로 시간이 절약되고 생산성이 향상됩니다.

어려운 보호

기존의 파일 보관에는 적절한 보호 기능이 없습니다. 화재 또는 기타 자연 재해는 파일을 파괴하여 비즈니스 손실을 초래할 수 있습니다. 기존 파일을 백업하는 데는 시간이 걸리고 복사, 레이블 지정 및 다시 보관하는 데 몇 시간이 걸립니다.

공간 및 효율성 부족

기존의 파일 구성은 손이 닿지 않을 수 있습니다. 정리할 파일의 수는 비즈니스와 함께 증가합니다. 모든 서류 작업을위한 공간을 찾는 데있어 골칫거리가 될 수 있습니다. 항목을 효율적으로 보관하는 것도 문제가 될 수 있습니다.