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직원을위한 교육 매뉴얼을 작성하는 데 약간의 시간을 투자하는 것은 어려운 일처럼 보일 수 있습니다. Microsoft Word 2007 도구를 사용하면이 프로세스가 더 쉬워집니다. 서면을 쓰기 전에 계획을 세우십시오. 직원이 충족해야하는 작업과 해당 작업을 설명 할 수있는 작업을 결정합니다. 직접 대면 수업이든 자기 안내 식 투어이든 상황에 따라 매뉴얼을 사용할 계획을 세우십시오. 어떤 종류의 설명서가 필요한지 알고 나면 여기에 아이디어를 실현하는 데 사용할 수있는 도구가 있습니다.

지침

Microsoft Word 2007을 사용하여 교육용 설명서 만들기 (Comstock 이미지 / Comstock / 게티 이미지)

준비중 인

1. Word의 테두리 도구를 사용하여 직원이 반드시 알아야하는 여러 수준의 작업 목록을 만듭니다. 이 프로세스는 귀하의 매뉴얼이 얼마나 오랫동안 남았는지 결정하는 데 도움이되며, 작업을 작고 쉬운 부분으로 나누어 직원들에게 설명하는 데 도움이됩니다. Word에서 테두리 도구를 사용하려면 빈 문서로 시작하고 "홈"을 선택해야합니다. "단락"그룹에는 점, 숫자 및 다중 레벨 목록과 같은 3 개의 버튼이 있습니다. "다단계 목록"을 선택하거나 아래쪽 화살표를 클릭하여 테두리 옵션 목록을 선택할 수 있습니다. 나만의 것을 만들 수도 있습니다. 매개 변수를 작성하십시오. "탭"을 눌러 다단계 목록의 다음 단계로 이동하십시오. 돌아가려면 "Shift + Tab"을 누르십시오. 직원에게 필요한 작업을 수행하는 방법을 설명하는 교육 및 기타 정보를 단계별로 적어 두십시오.

2. Word의 머리글 및 바닥 글 함수를 사용하여 페이지 번호, 섹션 내용 및 문서의 각 페이지 제목을 추가합니다. 머리글과 바닥 글은 직원이 교육용 설명서에서 어디에 있는지 알 수있는 중요한 시각적 참조입니다. 교육을 실시 할 때 페이지에 숫자를 추가하면 특정 페이지를 일부 주제와 연관시키는 데 도움이됩니다. "탭 삽입"을 클릭 한 다음 머리글 및 바닥 글 섹션에서 "머리글"을 선택하십시오. 헤더 스타일에 대한 옵션을 갖거나 직접 만들 수 있습니다. 머리말은 사용 설명서의 각 페이지에 표시되거나 반대편 페이지에만 표시되도록 변경할 수 있으므로 사용 설명서가 책줄을 따라 가게됩니다. 바닥 글은 페이지 하단에 표시되며 일반적으로 페이지 번호, 날짜 및 사용자 정보를 표시하는 데 사용됩니다. 머리글 및 바닥 글 섹션에서 "바닥 글"을 클릭하면 이전과 마찬가지로 여러 가지 유형을 선택할 수 있습니다.

   
   

3. 직원 가이드와 같이 직원에게 제공하는 다른 항목과 교육 자료를 차별화하는 표지를 추가하십시오. "탭 삽입"을 클릭 한 다음 페이지 섹션에서 "표지"를 클릭하여 자신 만의 표지를 만드십시오. 자신 만의 스타일이나 다양한 스타일을 선택할 수 있습니다. 설명서에 설명이 포함 된 제목을 지정하십시오. 이 매뉴얼은 그룹으로 정교하게 작성되기 때문에 작성 날짜와 작성자를 포함 시키십시오.

4. 교육 문서의 목차를 만드는 데 도움이되는 머리글을 추가하십시오. 또한 직원의 사용을 용이하게하기 위해 시각적으로 정리하는 데 도움이됩니다. 미리 만들어진 테두리를 사용하여 각 제목에 대해 다른 제목 스타일을 만듭니다 (이 제목은 페이지 상단의 제목과 다릅니다). 머리글 스타일은 다른 하위 섹션뿐만 아니라 다른 교육 섹션을 나타내는 데 사용하는 글꼴 스타일입니다.

   회사 서신을 작성하는 방법에 대한 설명서를 작성하는 경우 제목 1은 "회사 서신 작성 방법"이어야하며 부제는 "포함 할 내용"일 수 있습니다. 제목 1과 2를 표시하려면 "홈"을 선택하고 스타일 섹션에서 제목 1, 제목 2, 범례 등을 포함하여 선택할 수있는 다양한 스타일을 볼 수 있습니다. 첫 번째 머리글 1로 원하는 텍스트를 선택하고 "머리글 1"섹션을 클릭하여 중요성을 나타냅니다. 다음 섹션을 클릭하여 머리글을 작성하십시오 2. 머리글 1과 머리글 2를 선택하여 국경을 넘기십시오.이 작업은 완료되면 목차에 포함됩니다.

5. 필요한 경우 직원이 필요할 때 필요한 정보를 찾을 수 있도록 목차 (TOC)를 추가하십시오. 문서에 기본 및 보조 헤더를 이미 추가 한 경우 Word에서 작업을 수행하고 목차를 작성하십시오. 문서의 시작 부분을 클릭하여 TDC를 표시 할 위치 (대개 표지 뒤에 있음)를 클릭하고 제목이있는 섹션에서 "참조"와 "목차"를 차례로 클릭하십시오. 사용할 수있는 자동 테이블 목록이 표시됩니다. 자동 선택 중 하나를 클릭하면 미리 선택된 헤더를 사용하여 TDC가 나타나야합니다.

   
   

6. 트레이닝 매뉴얼의 제목과 섹션을 단계별로 구성하십시오. 매뉴얼의 마지막 부분과 가장 중요한 부분은 색인이어야합니다. 색인이 완성 될수록 나중에 페이지 번호로 답을 찾을 수 있습니다. 색인을 만들려면 삽입 할 단어를 선택하십시오. "References"를 클릭하고 "Mark In"을 클릭하면 인덱스에 추가하려는 각 항목에 대해이 작업을 계속 수행합니다. 작업이 끝나면 교육용 설명서의 끝으로 스크롤하여 '참조'를 클릭 한 다음 '색인 삽입'을 클릭하여 색인을 추가하십시오.

7. 철자를 확인하고 파일을 저장하십시오.첫 번째 교육용 설명서를 만들었 으면 "열기"를 클릭 한 다음 "다른 이름으로 저장"을 클릭하고 "파일 형식"섹션에 대화 상자가 나타나면 화살표를 클릭하여 다른 설명서의 서식 파일로 만들 수 있습니다 "Word template (.dotx)"를 선택하면 다른 교육용 설명서에서 작업을 재사용 할 수 있습니다.

어떻게

• 직원들이 자신이 작성한 것을 이해할 수 있도록 그래픽 및 기타 그림을 추가하십시오.
• 적어도 한 명 이상이이 설명서에 사용 된 정보를 테스트 한 후 직원에게 양도하십시오.
• Word 2003과 2007에는 서로 다른 인터페이스가 있습니다. 이러한 힌트는 Word 2007을 참조하지만 Word 2003에도 동일한 기능이 있습니다.

필요한 것

• Microsoft Word 2007