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직원을위한 교육 매뉴얼을 작성하는 데 약간의 시간을 투자하는 것은 어려운 일처럼 보일 수 있습니다. Microsoft Word 2007 도구를 사용하면이 프로세스가 더 쉬워집니다. 서면을 쓰기 전에 계획을 세우십시오. 직원이 충족해야하는 작업과 해당 작업을 설명 할 수있는 작업을 결정합니다. 직접 대면 수업이든 자기 안내 식 투어이든 상황에 따라 매뉴얼을 사용할 계획을 세우십시오. 어떤 종류의 설명서가 필요한지 알고 나면 여기에 아이디어를 실현하는 데 사용할 수있는 도구가 있습니다.
지침
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Word의 테두리 도구를 사용하여 직원이 반드시 알아야하는 여러 수준의 작업 목록을 만듭니다. 이 프로세스는 귀하의 매뉴얼이 얼마나 오랫동안 남았는지 결정하는 데 도움이되며, 작업을 작고 쉬운 부분으로 나누어 직원들에게 설명하는 데 도움이됩니다. Word에서 테두리 도구를 사용하려면 빈 문서로 시작하고 "홈"을 선택해야합니다. "단락"그룹에는 점, 숫자 및 다중 레벨 목록과 같은 3 개의 버튼이 있습니다. "다단계 목록"을 선택하거나 아래쪽 화살표를 클릭하여 테두리 옵션 목록을 선택할 수 있습니다. 나만의 것을 만들 수도 있습니다. 매개 변수를 작성하십시오. "탭"을 눌러 다단계 목록의 다음 단계로 이동하십시오. 돌아가려면 "Shift + Tab"을 누르십시오. 직원에게 필요한 작업을 수행하는 방법을 설명하는 교육 및 기타 정보를 단계별로 적어 두십시오.
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Word의 머리글 및 바닥 글 함수를 사용하여 페이지 번호, 섹션 내용 및 문서의 각 페이지 제목을 추가합니다. 머리글과 바닥 글은 직원이 교육용 설명서에서 어디에 있는지 알 수있는 중요한 시각적 참조입니다. 교육을 실시 할 때 페이지에 숫자를 추가하면 특정 페이지를 일부 주제와 연관시키는 데 도움이됩니다. "탭 삽입"을 클릭 한 다음 머리글 및 바닥 글 섹션에서 "머리글"을 선택하십시오. 헤더 스타일에 대한 옵션을 갖거나 직접 만들 수 있습니다. 머리말은 사용 설명서의 각 페이지에 표시되거나 반대편 페이지에만 표시되도록 변경할 수 있으므로 사용 설명서가 책줄을 따라 가게됩니다. 바닥 글은 페이지 하단에 표시되며 일반적으로 페이지 번호, 날짜 및 사용자 정보를 표시하는 데 사용됩니다. 머리글 및 바닥 글 섹션에서 "바닥 글"을 클릭하면 이전과 마찬가지로 여러 가지 유형을 선택할 수 있습니다.
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직원 가이드와 같이 직원에게 제공하는 다른 항목과 교육 자료를 차별화하는 표지를 추가하십시오. "탭 삽입"을 클릭 한 다음 페이지 섹션에서 "표지"를 클릭하여 자신 만의 표지를 만드십시오. 자신 만의 스타일이나 다양한 스타일을 선택할 수 있습니다. 설명서에 설명이 포함 된 제목을 지정하십시오. 이 매뉴얼은 그룹으로 정교하게 작성되기 때문에 작성 날짜와 작성자를 포함 시키십시오.
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교육 문서의 목차를 만드는 데 도움이되는 머리글을 추가하십시오. 또한 직원의 사용을 용이하게하기 위해 시각적으로 정리하는 데 도움이됩니다. 미리 만들어진 테두리를 사용하여 각 제목에 대해 다른 제목 스타일을 만듭니다 (이 제목은 페이지 상단의 제목과 다릅니다). 머리글 스타일은 다른 하위 섹션뿐만 아니라 다른 교육 섹션을 나타내는 데 사용하는 글꼴 스타일입니다.
회사 서신을 작성하는 방법에 대한 설명서를 작성하는 경우 제목 1은 "회사 서신 작성 방법"이어야하며 부제는 "포함 할 내용"일 수 있습니다. 제목 1과 2를 표시하려면 "홈"을 선택하고 스타일 섹션에서 제목 1, 제목 2, 범례 등을 포함하여 선택할 수있는 다양한 스타일을 볼 수 있습니다. 첫 번째 머리글 1로 원하는 텍스트를 선택하고 "머리글 1"섹션을 클릭하여 중요성을 나타냅니다. 다음 섹션을 클릭하여 머리글을 작성하십시오 2. 머리글 1과 머리글 2를 선택하여 국경을 넘기십시오.이 작업은 완료되면 목차에 포함됩니다.
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필요한 경우 직원이 필요할 때 필요한 정보를 찾을 수 있도록 목차 (TOC)를 추가하십시오. 문서에 기본 및 보조 헤더를 이미 추가 한 경우 Word에서 작업을 수행하고 목차를 작성하십시오. 문서의 시작 부분을 클릭하여 TDC를 표시 할 위치 (대개 표지 뒤에 있음)를 클릭하고 제목이있는 섹션에서 "참조"와 "목차"를 차례로 클릭하십시오. 사용할 수있는 자동 테이블 목록이 표시됩니다. 자동 선택 중 하나를 클릭하면 미리 선택된 헤더를 사용하여 TDC가 나타나야합니다.
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트레이닝 매뉴얼의 제목과 섹션을 단계별로 구성하십시오. 매뉴얼의 마지막 부분과 가장 중요한 부분은 색인이어야합니다. 색인이 완성 될수록 나중에 페이지 번호로 답을 찾을 수 있습니다. 색인을 만들려면 삽입 할 단어를 선택하십시오. "References"를 클릭하고 "Mark In"을 클릭하면 인덱스에 추가하려는 각 항목에 대해이 작업을 계속 수행합니다. 작업이 끝나면 교육용 설명서의 끝으로 스크롤하여 '참조'를 클릭 한 다음 '색인 삽입'을 클릭하여 색인을 추가하십시오.
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철자를 확인하고 파일을 저장하십시오.첫 번째 교육용 설명서를 만들었 으면 "열기"를 클릭 한 다음 "다른 이름으로 저장"을 클릭하고 "파일 형식"섹션에 대화 상자가 나타나면 화살표를 클릭하여 다른 설명서의 서식 파일로 만들 수 있습니다 "Word template (.dotx)"를 선택하면 다른 교육용 설명서에서 작업을 재사용 할 수 있습니다.
준비중 인
어떻게
- 직원들이 자신이 작성한 것을 이해할 수 있도록 그래픽 및 기타 그림을 추가하십시오.
- 적어도 한 명 이상이이 설명서에 사용 된 정보를 테스트 한 후 직원에게 양도하십시오.
- Word 2003과 2007에는 서로 다른 인터페이스가 있습니다. 이러한 힌트는 Word 2007을 참조하지만 Word 2003에도 동일한 기능이 있습니다.
필요한 것
- Microsoft Word 2007
