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성공적인 접수는 회사의 손님, 방문객 및 잠재 직원에게 긍정적 인 첫인상을 제공하면서 많은 작업을 처리 할 수 있습니다. 중소 기업이든 다국적 기업이든 관계없이 적절한 조직 기술은 우수한 리셉션을 유지 관리하는 데 핵심이 될 수 있습니다. 훌륭한 조직 아이디어는 일상적인 작업을 단순화하고 친절 함을 향상시킵니다.
빠른 참조 가이드
자주 사용하는 전화 번호, 사무실 번호 및 내선 번호와 같은 일상적인 정보에 대한 빠른 참조 가이드를 만듭니다. 취급이 쉽고 빠르게 참조 할 수 있도록이 가이드를 라미네이트 폴더로 분리하십시오. 사용하지 않는 동안 조직 된 파일에 보관하십시오. 요청할 경우 추가 사본을 준비하여 제공하십시오. 가이드를 사용하면보다 효율적으로 전화를 걸 수 있습니다.
주요 약속
예약 된 방문 목록을 일정에 따라 정리합니다. 그 사람의 이름과 도착에 대해 통보하는 사람의 이름을 적으십시오. 방문자에게 환영 문구를 사용자 정의 할 수 있습니다. 예를 들어 손님이 도착하면 "Welcome Mr. Smith, Mrs. Souza가 회의를 기다리고 있습니다."라고 말할 수 있습니다. 이러한 유형의 리셉션은 손님을 더 기분 좋게 만들고 회의 결과를 개선하는 데 도움이됩니다. 맞춤식 환영은 특히 면접에 도움이됩니다. 잠재적 인 직원이 환영받는다면, 회사에서 더 유리한 기회를 가지며 인터뷰를 위해 더 편안하게 지낼 것입니다.
간격 계획
간격을두고 또는 아프면 며칠에 그것을 충당 할 수있는 지원을 받았는지 확인하십시오. 귀하를 대신하는 사람에게 전달 될 수있는 기본 의무 및 기능을 다루는 메모를 작성하십시오. 회사의 다른 부서간에 임시 교체 용 순환 시스템을 만들 수 있습니다. 이렇게하면 회사의 여러 부분에 더 많은 접촉을 할 수있게되어 향후 문제를 쉽게 해결할 수 있습니다.
스크랩북
회사의 긍정적 인 뉴스와 활동을 강조하는 회사의 게시판을 만듭니다. 자유 시간이되면 업데이트하여 방문자가 볼 수 있도록 대기 장소에 두십시오. 이것은 방문자가 약속을 기다리는 동안 시간을 보내고 회사에 익숙해 지도록 도와주는 건설적인 방법이 될 것입니다. 손님을 바쁘게 지내면 다른 작업이나 전화에 집중할 수 있으므로 효율성이 높아집니다.
다과
손끝에 다과를 유지하십시오. 찬 냉장고를 설치하여 책상이나 대기실 아래에 차가운 음료를 보관하십시오. 인근에 개별 카페테리아뿐만 아니라 설탕과 감미료를 준비하십시오. 리셉션 카운터 또는 사탕 한 그릇에 구운 음식을 담은 큰 접시를 놓습니다. 인근에 다과를 준비하시면 리셉션을 떠나지 않고도 호텔 투숙객을 환영 할 수 있습니다.
